PREP法は、ビジネスシーンにおいて文章や会話を構成する重要な手法です。
メールや報告書、プレゼン資料など、あらゆる場面で必要とされるスキルです。
本記事では、PREP法を用いた文章作成の手順を詳しく解説します。
読み終える頃には、PREP法の本質を理解し、日々の業務で活用できる実践的なスキルが身につけられます。
PREP法とは？ビジネスシーンで効果的な理由
PREP法は、Point（結論）、Reason（理由）、Example（具体例）、Point（結論）の4つで構成されます。
ビジネスシーンでは、短時間で正確に情報を伝えることが求められます。
最初に結論を示すことで、読者が文章の趣旨を瞬時に把握し、その後の理由や具体例によって理解を深めやすくなるのが特徴です。
限られた時間の中で、相手に要点を明確に伝えるためには、論理的かつ簡潔な文章構成が必須です。
文章の明瞭さや説得力を高めたい場合、PREP法を意識することで、論理的で伝わりやすい文章を作成できます。
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PREP法の4つのステップ
PREP法は、文章を分かりやすく伝えるためのフレームワークです。
- Point（結論）
- Reason（理由）
- Example（具体例）
- Point（結論）
の4つのステップになります。
1. Point（結論）：主張を明確に伝える
最初に、結論を簡潔に述べます。
文章の冒頭で要点を提示することで、読者は主題をすぐに理解できます。
「PREP法を活用すると、説得力のある文章が作成できます」といったように、一文でシンプルにまとめることがポイントです。
主張を明確にすることで、読み手の関心を引きつけ、文章全体の方向性を明確に示せます。
2. Reason（理由）：根拠を示して説得力を高める
次に、結論を支える理由の説明です。
論理的な説明やデータ、専門家の意見などを活用し、主張の信頼性を高めましょう。
「PREP法は、最初に結論を提示することで、読者が内容を直感的に理解しやすくなります」といったように、なぜこの結論が正しいのかを明確に伝えます。
複数の根拠を示すことで、さらに説得力のある文章が完成します。
3. Example（具体例）：実例を用いて理解を深める
理由を補強するために、具体例の提示も必要です。
抽象的な説明だけでは伝わりにくいため、身近な事例やデータを交えて説明すると効果的です。
「実際に、ビジネスシーンではPREP法を用いることで、提案書やプレゼン資料が簡潔で伝わりやすくなる事例が多くあります」といった形で、実際の使用例を示すと、読者の理解が深まります。
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4. Point（結論）：要点を再確認する
最後に、最初の結論を簡潔に伝えましょう。
「PREP法を活用することで、伝わりやすく説得力のある文章が作成できます」といったように、要点を再度伝えることで、読者の記憶に残りやすくなります。
同じ言葉を繰り返すのではなく、簡潔に要約することが必要です。
文章全体がスムーズにまとまります。
PREP法を活用すれば、論理的で明快な文章を作成でき、説得力が求められる場面です。
相手に伝わる文章を作るための有効な手法です。
PREP法を習得するためのコツとポイント
PREP法を習得するために必要なコツとポイントについて解説します。
結論では文章全体の要約を端的に述べる
PREP法の最初のステップである結論では、明確に述べることが必要です。
読者にとって最も重要な情報を、最初に提示することで、文章全体の流れを把握しやすくし、理解を促進します。
簡潔に、文章全体の要約となるような1文～数文で記述するのが理想です。
「この提案を採用することで、売上は15%向上すると予測されます」といったように、具体的な数値や結果を提示することで、読者の関心を強く惹きつけます。
結論を先に提示するポイントとして下記を意識しましょう。
- 端的に要点をまとめる
- 読者が知りたいことは何かを意識する
- 曖昧な表現を避け、具体的な数値やデータを用いる
結論を明確にする際には、曖昧な表現を避け、具体的な数値やデータを用いることが重要です。
例えば、「売上増加が見込まれる」という表現よりも、「売上は10%増加すると予測される」という表現の方が、はるかに説得力があります。
結論は簡潔で、誤解がないように記述する必要があります。
長文の結論は読者の集中力を削いでしまうため、簡潔に要点を絞って記述しましょう。
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データや統計に基づいた論理的な根拠が必要
結論の次には、具体的な根拠を用いて裏付けることが大切です。
読者に結論の妥当性を納得させるために不可欠なポイントになります。
根拠は、データや統計、事例、専門家の意見など、客観的で信頼性の高い情報に基づいていることが条件になります。
単なる主張ではなく、論理的な根拠を示すことで、説得力のある文章を作成が可能です。
根拠を明確にするポイントとして下記を意識しましょう。
- 論理的な流れを意識する
- 結論を導き出すまでの過程を明確に示すことを意識する
- 複数の根拠を示すことを意識する
複数の根拠を示すことで、結論の信頼性を高められます。
売上増加を予測する際に、市場調査の結果だけでなく、「競合他社の動向」「自社の販売戦略」などを根拠として提示すると、説得力のある文章になります。
根拠を提示する際には、『その根拠が信頼できるもの』でなければいけません。
統計データを使用する場合は、データの出所を明記し、データの信頼性を保証できます。
専門家の意見を引用する場合は、その専門家の肩書きや実績を明記することで、引用の信頼性を高められます。
グラフや図表などの視覚的な資料を活用することもおすすめです。
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事例やエピソードの具体例は必須
根拠を提示するだけでは、まだ読者にとって抽象的な内容に留まります。
具体的な例を示すことで、読者の理解を深め、説得力を高めることが必要です。
数値データ、事例、エピソードなど、読者が容易にイメージできるものでなければなりません。
抽象的な説明だけでは、読者は内容を理解しにくく、共感を得にくい場合もあります。
具体例を選ぶ際には、読者の関心を引くような、魅力的で分かりやすい例を選ぶことが重要です。
具体例を示す際は下記を意識しましょう。
- 数値データを使用し、棒グラフや円グラフなどを意識する
- 事例を使用し、成功事例や失敗事例を具体的に説明する
- エピソードを含め、読者が感情移入できるような構成を意識する
具体例は、読者の興味を引きつけ、文章への関与を高める効果もあります。
具体的な事例を提示することで、読者は「自分にも関係がある」と感じ、文章の内容をより真剣に受け止めます。
説得力のある文章を作成するためには、適切な具体例を選ぶことがポイントです。
複数の具体例を示すことで、より多角的な視点から結論を裏付けられ、読者の理解度を高め、説得力のある文章を作成できます。
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最後の結論も簡潔に述べる
最後のステップは、最初に提示した結論を再び簡潔に述べることで、文章全体をまとめます。
読者に結論を再確認させ、文章全体のメッセージを確実に伝えるために非常に重要です。
最初に述べた結論を、少し異なる表現で、あるいは、より強調した形で繰り返すことで、読者の記憶に残りやすくなります。
結論を再確認するポイントについては下記を意識しましょう。
- 単に結論を繰り返すだけでなく、文章全体の内容を要約する
- 重要なポイントを改めて強調することを意識する
- これまでの説明を踏まえつつ、結論を再確認する
結論の再確認は、読者にとって、文章全体を理解するために重要です。
長い文章の場合、読者は途中で内容を忘れてしまう可能性があります。
結論を再確認することで、読者は文章全体の要点を改めて理解し、メッセージを確実に受け取るようにしましょう。
「この提案にご賛同いただけましたら、早急に実行に移しましょう。」といったように、具体的な行動を促す言葉を添えることで、文章の効果を最大限に高められます。
結論を再確認することで、文章全体にまとまりが生まれ、より洗練された印象を与えられます。
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PREP法を習得するために必要な学習方法
効果的な学習方法
PREP法を効果的に学習するには、以下の方法が有効です。
- 基礎知識の習得: PREP法の4つのステップ（Point、Reason、Example、Point）を完全に理解しましょう。それぞれの役割と、どのように文章に組み込むかを理解することが重要です。さまざまな解説記事や書籍を参照し、PREP法の理論をしっかりと把握してください。
- 例文分析: さまざまな例文を分析することで、PREP法がどのように実践されているかを確認できます。ビジネス文書やメール、プレゼンテーション資料など、さまざまなジャンルの例文を参考に、PREP法の構成を理解します。優れた例文から、構成のポイントや表現方法を学ぶことが重要です。
- 実践練習: 理論を理解しただけでは不十分です。
実際にさまざまな文章を作成することで、PREP法を体得できます。練習問題に加え、日々の業務で使用するメールや報告書などにもPREP法を積極的に活用します。最初は不自然に感じるかもしれませんが、練習を重ねることで自然と使えるようになります。 - フィードバックの活用: 作成した文章を第三者に意見をもらうことで、改善点を見つけられます。友人や同僚、上司などにフィードバックを求め、文章の構成や表現方法についてアドバイスを受けましょう。客観的な視点を取り入れることで、より効果的な文章作成スキルを習得できます。
- 継続的な学習: PREP法は一度習得すれば終わりではありません。継続的な学習によって、スキルを向上させられます。新しい文章作成テクニックを学び、自分の文章作成スタイルを改善していくことが重要です。
これらの方法を組み合わせ、PREP法を効果的に学習し、ビジネスシーンで活躍できる文章作成スキルを身につけることがおすすめです。
継続的な学習の重要性
PREP法は、一度習得すれば終わりではありません。
継続的な学習こそが、真の文章力向上に繋がります。
ビジネス環境は常に変化しており、新しい表現方法や伝え方が求められます。
常に学び続ける姿勢が大切になり、継続的な学習には、以下の方法が有効です。
- 良質な文章の読書: ビジネス書や小説など、良質な文章に触れることで、表現力や構成力を磨けます。
優れた文章から、言葉選びや構成方法を学ぶことが重要です。 - セミナーやワークショップへの参加: 専門家の講義やワークショップに参加することで、最新の知識やスキルを習得できます。
他者との交流を通して、新たな視点や刺激を得られます。 - オンラインコースの活用: 近年では、オンラインコースで手軽に文章作成スキルを自分のペースで学べるため、忙しいビジネスパーソンにもおすすめです。
- 自己評価と改善: 定期的に自分の文章を振り返り、改善点を見つけることが重要です。
客観的な視点から、文章の構成や表現方法を評価し、改善しましょう。
フィードバックを積極的に取り入れ、常に自身のスキルアップを目指すようにします。
継続的な学習によって、PREP法をより深く理解し、応用できるようになります。
常に学び続ける姿勢を忘れずに、PREP法をマスターし、伝わる文章術を習得する努力が大切です。
PREP法を用いた効果的な文章作成
PREP法は、ビジネスシーンにおける文章作成において、相手に的確にメッセージを伝え、説得力を高めるための文章構成法です。
ここでは、PREP法が活用できるシーンを紹介します。
ビジネス文書への応用
ビジネス文書には、報告書、企画書、提案書など、さまざまな種類があります。
これらの文書には、それぞれ異なる目的があり、共通して求められるのは、明確さと説得力です。
- PREP法を意識して応用することで、「報告内容」や「企画内容」を明確に伝えられます。
- 報告書の場合、最初に結論を示すことで、読み手が全体像を把握しやすくなります。
根拠となるデータや分析結果を提示することにより、報告書の信頼性を高められ、具体的な事例を挙げると理解を深められます。 - 最後に結論を要約することを忘れず行いましょう。
どのタイプのビジネス文書でも、PREP法を意識することで、内容が整理され、論理的な流れが明確になります。
文書作成前に結論を明確にし、それを支える根拠を整理するように、論理的思考力を養うことが効果的です。
メール作成におけるPREP法
ビジネスシーンでは、メールが最も頻繁に使用されるコミュニケーション手段の一つです。
重要な提案や依頼、報告など、さまざまな場面でメールが活用されます。
メール作成においては、件名から本文に至るまで、PREP法を意識することが必要です。
- 「取引先への提案メールでは、まず結論（提案内容）を冒頭で示し、その後、根拠となる市場分析やメリットを説明」します。
- 具体的な数値データや成功事例を挙げることで、提案の説得力を高められます。
- 最後に、提案内容を要約することで、内容を再確認できます。
PREP法は、この簡潔さと明確さを両立させるために非常に有効です。
プレゼンテーション資料の作成
PREP法は、プレゼンテーションを進める際に非常に有効な手法です。
プレゼンテーション資料は単なる情報の羅列ではなく、ストーリーテリングも重要です。
論理的でわかりやすいストーリーは、聴衆の共感を呼び、メッセージを受け入れやすくします。
効果的なプレゼンテーション資料を作成すれば、ビジネスにおける交渉や提案を成功に導く可能性を高められる手法です。
- スライド作成時は、結論を冒頭で提示します。プレゼンテーション全体の流れを明確にし、聴衆の注意を引きつけられます。
- 結論に至った理由を論理的に、視覚的にわかりやすく説明します。グラフやチャートを活用すると、データの理解が進み、説得力が増すのがポイントです。
具体的な事例やエピソードを取り入れることで、聴衆の共感を得やすくなり、メッセージの理解を深められます。 - 最後に、結論を再度要約することで、プレゼンテーション全体のメッセージが確実に伝わり、聴衆に強い印象を与えられます。
レポート作成への活用
ビジネスレポートは、調査結果や分析結果が多く、膨大な情報を含むため、読みやすく、理解しやすいレポートの作成が求められます。
PREP法は、このような要件に適した方法です。
- 最初に結論を示すことで、読者はレポートの全体像を素早く把握できます。
忙しいビジネスパーソンにとっては、このアプローチが有効です。 - 結論に至った根拠として、データや分析結果を詳細に説明します。
図表やグラフを適切に使用すれば、複雑な情報を視覚的にわかりやすく伝えることが可能です。
また具体的な事例やケーススタディを示すことで、分析結果の理解が深まり、説得力が増します。 - 最後に、結論を再度要約することで、レポート全体のメッセージを強調し、確実に伝えられます。
レポート作成においてPREP法は、これらを損なうことなく、読みやすさや理解しやすさを高めるために効果的です。
明確な結論と論理的な根拠、具体的な事例を示すことで、信頼性が高く説得力のあるビジネスレポートを作成できます。
企画書作成への応用
企画書を提出したことがある方は多いのではないでしょうか。
新しいプロジェクトや製品（商品）を提案するためには重要です。
PREP法は、「承認を得る」「企画の目的や内容、実現可能性を明確に示す」など効率的な進行に不可欠です。
- 企画書の冒頭で提案する企画の結論（成果や目標）をはっきりと示します。関係者は企画の要点を迅速に理解することが可能です。
- 結論に至る根拠を説明します。市場調査や競合分析、実現可能性の検証など、具体的なデータや分析を元に企画の妥当性を伝えられます。具体的な実施計画やスケジュール、必要なリソースを詳細に記載することで、企画の現実性をアピールが可能です。
- 最後に、結論を再度要約し、企画のポイントを確認することで、関係者の理解を深められ、企画の成功確率を高められます。
PREP法の例文集：ビジネスシーンで活用できる実例
PREP法はあらゆるシーンで利用されていますが、理論だけでは理解は不十分です。
実際にPREP法を用いた例文を見ることで、その効果を実感し、自身の文章作成に活かせます。
メールやプレゼンテーション、レポート、企画書といったシーンにおけるPREP法の例文を紹介します。
メール例文：取引先への提案
取引先への提案の例です。
Point（結論）: 新規サービス「顧客管理システムX」の導入提案により、貴社の業務効率が20%向上すると試算しています。
Reason（理由）: 顧客管理システムXは、既存システムの問題点を解決し、データ管理の自動化、顧客情報の迅速な検索、営業活動の効率化を実現が可能です。
具体的には、手作業によるデータ入力の削減、顧客情報の迅速な検索による営業活動の効率化、データに基づいた効果的なマーケティング戦略の立案などが期待できます。
導入費用は初期投資が必要ですが、業務効率化による時間短縮効果と顧客満足度向上による売上増加効果を考慮すると、ROI（投資利益率）は高く、費用対効果は十分に得られます。
競合他社の導入事例においても、平均25%の業務効率向上と15%の売上増加が確認できています。
Example: A社では、顧客管理システムXを導入後、顧客情報の検索時間が50%短縮され、営業担当者の業務時間当たり売上高が1.5倍に増加しました。
顧客満足度調査においても、高い評価を得ており、成功事例から、貴社においても同様の効果が期待できると考えています。
システム導入後のサポート体制についても充実しており、担当者による丁寧な研修と継続的な技術サポートを提供しています。
Point: 顧客管理システムXの導入を強くおすすめします。
詳細な資料をご送付いたしますので、ご検討いただければ幸いです。
プレゼン例文：新規事業の提案
Point（結論）: 新規事業「スマート農業支援システム」は、日本の農業課題解決に貢献し、大きな市場機会を生み出します。
Reason（理由）: 近年、日本の農業従事者の高齢化と人手不足が深刻な問題です。
本システムは、IoTセンサーとAIを活用することで、農作業の自動化、省力化を実現します。
人手不足の解消、生産性の向上、そして高品質な農産物の安定供給に貢献が可能です。
市場調査によると、スマート農業関連市場は今後10年間で急成長が見込まれており、大きなビジネスチャンスが期待できます。
既存の農業支援システムと比較して、本システムはコストパフォーマンスに優れ、導入しやすい設計です。
Example（具体例）: パイロットプロジェクトとして、地元農家との共同開発を実施した結果、収穫量15%増、作業時間30%減という成果を得ることができました。
成功事例は、本システムの有効性を証明しています。
環境問題への配慮として、省エネルギー設計を採用することで、持続可能な農業の実現にも貢献できます。
Point（結論）: 「スマート農業支援システム」は、市場ニーズと技術革新を融合させた、持続可能な農業を支える未来志向の事業です。
レポート例文：市場調査結果
Point（結論）：市場調査の結果、健康診断の受診率は今後5年間で増加傾向にあると予測されます。
Reason（理由）：高齢化の進展により、生活習慣病の予防や早期発見の重要性が高まっていることが主な要因です。
企業や自治体による健康促進キャンペーンの強化も受診率向上に影響します。
オンライン診療やAIを活用した健康管理サービスの普及が、定期的な健康チェックの習慣化を後押ししています。
一方で、医療機関の予約の取りづらさや費用負担の問題が、今後の課題として指摘されています。
Example（具体例）：最近の調査では、回答者の65％が「健康診断をより頻繁に受けたい」と回答しました。専門家の意見によると、がん検診や生活習慣病に関する検査への関心が高まっており、今後は予防医療の分野がさらに拡大すると予想されます。
Point（結論）：以上の調査結果から、健康意識の高まりを背景に、定期健康診断の受診率が今後さらに向上すると結論付けられます。
企画書例文：新商品開発
Point（結論）: 新商品「スマートウォッチX」は、健康管理機能とスマート決済機能を備えた、市場をリードする製品です。
Reason（理由）: 近年、健康志向の高まりとスマートデバイスの普及により、スマートウォッチ市場は急速に拡大しています。
本製品は、高精度な心拍数測定機能、睡眠モニタリング機能、GPS機能などを搭載し、ユーザーの健康管理をサポートが可能です。
非接触型決済機能を搭載することで、利便性を向上させます。
競合製品と比較して、バッテリー駆動時間が長く、デザイン性が特徴です。
Example（具体例）: テストマーケティングの結果、ユーザー満足度は90％を超え、リピート購入意向も高いことが分かりました。
デザイン性と機能性の両面から、若い世代を中心に高い評価を得ています。
コスト面においても、最適化された生産体制により、競合製品よりも低価格で提供することが可能です。
Point（結論）: よって、「スマートウォッチX」は、市場のニーズを的確に捉え、高い収益性が見込まれる魅力的な新商品です。
よくある間違いと解決策
PREP法は、論理的で分かりやすい文章を書くための手法です。
PREP法を用いた文章作成において、いくつかのよくある間違いが潜んでいます。
それらの間違いと、効果的な解決策を詳しく解説します。
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結論が不明確な文章
PREP法は、冒頭で結論を明確に述べることが最も重要です。
多くの文章では、この結論が曖昧で、読者に何を伝えたいのかが理解できないという問題が発生します。
「このプロジェクトは成功するでしょう」といった結論では、その根拠や成功の定義が不明確で、説得力がありません。
解決策
結論を明確にするには、具体的な数値目標や達成基準を設定することが重要です。
「このプロジェクトは、3ヶ月以内に売上を20%向上させることを目標としており、その実現可能性について以下に説明します」のように、具体的な数値目標を示すことで、結論の曖昧さを解消できます。
成功の定義を明確にすることも重要です。
「成功」とは売上向上だけでなく、顧客満足度向上やブランドイメージ向上なども含む複合的な指標であることを明記することで、明確な結論を示せます。
曖昧な表現を避け、簡潔で具体的な言葉を用いることも重要です。
「非常に良い結果が期待できる」という表現は、具体的ではなく曖昧です。
「A/Bテストの結果、コンバージョン率が15%向上した」のように、具体的なデータを示すことで、結論の信頼性を高められます。
結論を簡潔に1文でまとめることで、読者の理解を促進できるのがポイントです。
根拠が弱い文章
結論を述べた後、根拠を明確に示すことが求められますが、「根拠が弱い文章」のケースがあります。
多くの文章では、根拠が弱く、結論を支持する十分な証拠がないという問題です。
「この製品は人気が出ます」という結論に対し、「良い製品だから」という理由では、根拠としては弱すぎます。
解決策
根拠を強化するには、客観的なデータ、統計、事例などを用いることが重要です。
市場調査の結果、競合製品との比較データ、専門家の意見などを提示することで、結論の信憑性を高められます。
データの解釈を明確にし、論理的な流れで説明する必要があります。
根拠となるデータが複数ある場合は、それぞれのデータの信頼性を評価し、適切な重み付けを行うことが重要です。
根拠として使用するデータは、最新のものであり、信頼できるソースからのものであることを確認しなければいけません。
古すぎるデータや、信頼性の低いソースからのデータを使用することは、結論の信頼性を損なう可能性があるため危険です。
具体例が不足している文章
PREP法では、根拠を説明した後に、具体的な事例を示すことで、読者の理解を深められます。
多くの文章では、具体例が不足しており、抽象的な説明だけで終わっているという問題があり注意しなければいけません。
「この戦略は効果的です」という結論に対し、「多くの成功事例がある」という説明では、具体性がなく、説得力に欠けます。
解決策:
具体的な事例を示すためには、具体的な数値、名前、状況などを明確に記述することが重要です。
「X社では、この戦略を採用した結果、売上を30%向上させました」のように、具体的な企業名や数値を示すことで、読者の理解を促進できます。
事例を複数示すことで、結論の普遍性を高められます。
異なる業界や規模の企業における事例を示すことで、より幅広い読者層に訴求が可能です。
事例を示す際には、その事例が結論をどのように支持しているのかを明確に説明する必要があります。
単に事例を羅列するのではなく、事例と結論との関連性を明確にすることで、読者の理解を深められます。
結論が曖昧な文章
PREP法では、最後に結論を再確認することで、文章全体をまとめ、読者に強い印象を与えられます。
多くの文章では、この結論が曖昧で、「最初の結論と矛盾する部分があったり」「読者に結論がはっきりと伝わっていない」というのが問題です。
解決策:
曖昧さをなくすためには、最初の結論を踏まえた上で、簡潔で具体的な言葉を用いて、結論を再確認することが重要です。
最初の結論が「このプロジェクトは成功する」だった場合、最後に「以上の分析から、このプロジェクトは3ヶ月以内に売上を20%向上させるという目標を達成すると確信しています」のように、具体的な数値や達成目標を再度強調することで、結論の曖昧さを解消できます。
結論を再確認する際に、文章全体の要点を簡潔にまとめることで、読者に全体像を理解させ、記憶に残りやすくなります。
結論を再確認する際に、次の行動を促す言葉を加えることで、読者に行動を促すことがポイントです。
「このプロジェクトを実行することで、会社の成長に大きく貢献できると確信していますので、早急に実行に移しましょう」のように、具体的な行動を促すことで、文章のインパクトを高められます。
まとめ
PREP法は、ビジネスシーンにおけるコミュニケーションを劇的に向上させる手法です。
本記事では、PREP法の4つのステップ（Point、Reason、Example、Point）を詳細に解説し、さまざまなビジネス文書への応用方法、そして効果的な習得方法まで網羅しています。
今まで文章作成に苦労していた方も、PREP法を習得することで、自信を持って相手にメッセージを伝えられるようになるはずです。